وبلاگ

1. شفاف سازی مأموریت‌ و ارزش های سازمان

مأموریت‌ یک سازمان در کنار الزامات آن، مهمترین دلیل را برای شکل گیری و ادامه حیات آن ارائه می‌کند. مأموریت‌ و الزامات سازمانی مسیر تلاش نهایی را در ایجاد ارزش عمومی نشان می‌دهد. تعیین مأموریت‌ یا هدف اساسی سازمان، کاری والاتر از توجیه دلیل وجود سازمان انجام می‌دهد. شفاف سازی هدف باعث از میان رفتن حجم زیادی از تعارضات غیر ضروری موجود در یک سازمان خواهد شد. گام دوم و سوم فرایند برنامه ریزی استراتژیک، شناسایی الزامات سازمانی و تعریف مأموریت‌ و ارزش های سازمان را دربر می‌گیرد. الزامات، مأموریت‌ و ارزش های سازمانی نشان دهنده “ارزش عمومی” تولید شده توسط سازمان هستند و وجود سازمان را از نظر اجتماعی توجیه کرده و مشروعیت می بخشند(همان منبع).

1. ارزیابی محیط های خارجی و داخلی سازمان

گروه برنامه ریزی می بایست محیط خارجی سازمان را به منظور تعیین فرصت ها و چالش های محیطی و وضعیت داخلی سازمان را برای تعیین نقاط ضعف و قوت سازمانی بررسی کند. به طور کلی، عوامل خارجی بر سازمان مؤثر بوده و تحت کنترل آن نیستند ولی عوامل داخلی توسط سازمان قابل کنترل هستند. بررسی مجموعه نیروها و روندهای محیطی، از جمله روندهای سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، آموزشی و تکنولوژیکی می‌تواند به برنامه ریزان و تصمیم گیران کلیدی در جهت شناسایی فرصت ها و چالش های پیش رو کمک شایانی نماید. بررسی نقاط ضعف و قوت داخلی موجب تعیین مزیت رقابتی سازمان، یا به عبارت دیگر شایستگی های محوری یا قابلیت های ویژه آن می شود. این قابلیت ها در حقیقت برترین توانایی‌های سازمان، موثرترین استراتژی ها و عملکردها یا ارزشمندترین منابع هستند(همان منبع).

1. تعیین موضوعات و مسائل استراتژیک پیش روی سازمان

گام های یک تا چهار با هم منجر به گام پنجم، که شناخت مسائل استراتژیک و چالش های بنیادی است می‌شوند که الزامات سازمان، مأموریت‌ و ارزش ها، سطح و ترکیب محصول و خدمت، هزینه ها، منابع مالی، ساختار، فرایندها و مدیریت را تحت تاثیر قرار می‌دهند (برایسون، ۱۳۸۸). تمامی چهار مرحله اول در چرخه تغییر استراتژیک، در شکل گیری مرحله پنجم یا تعیین موضوعات استراتژیک نقش دارند. موضوعات استراتژیک همان سوالات بنیادین ‌در مورد خط مشی ها یا چالش های اساسی سازمان است که الزامات سازمانی، مأموریت‌ ها، ارزش ها، ترکیب و نوع خدمات، یا محصولات، مشتریان، هزینه ها، امور مالی، ساختارها، فرایندها، و شیوه مدیریت را تحت تاثیر قرار می‌دهند. ‌بنابرین‏ هدف گام پنجم شناسایی سوالات اساسی ‌در مورد سیاست های سازمان یا مسائل استراتژیک آن خواهد بود. شناسایی مسائل و موضوعات استراتژیک توجه سازمان را به امور واقعا مهم معطوف می‌دارد و موجب می شود که سازمان به جای تمرکز بر پاسخ ها، بر مسائل تمرکز کند. همچنین شناسایی مسائل استراتژیک سازمان، منجر به یافتن سرنخ هایی مناسب برای حل موضوعات، بواسطه شناسایی و تعریف دقیق آن ها خواهد شد(همان منبع).

1. تدوین استراتژی ها به منظور مدیریت مسائل و موضوعات استراتژیک

استراتژی را می توان به الگویی برای تعیین مقاصد، خط مشی ها، برنامه ها، اقدامات، تصمیمات یا تخصیص منابع تشبیه کرد، که تعیین کننده ماهیت سازمان، علل وجودی و فعالیت اساسی آن است. تدوین مؤثر و اجرای فرایند برنامه ریزی استراتژیک، موجب برقراری ارتباط میان ادبیات و گفتمان سازمان، انتخاب ها، اقدامات و پیامدهای آن ها شده و برنامه را به سوی یک همگرایی منطقی سوق می‌دهد. پیش نویس استراتژی ها و شاید پیش نویس برنامه های استراتژیک رسمی در این مرحله تدوین می‌شوند تا از این راه الگوهای مطلوب سازمانی آشکار شود. هدف از تدوین استراتژی در گام شش، ایجاد استراتژی هایی برای برقراری ارتباط اثربخش میان سازمان و محیط و ایجاد ارزش عمومی است(همان منبع). یک ابزار مناسب به منظور دستیابی ‌به این مهم و ترسیم نقشه استراتژی سازمان کارت امتیازی متوازن (BSC) است، که در بخش بعدی به آن اشاره می شود(همان منبع).

1. بررسی و اتخاذ استراتژی های مناسب یا برنامه استراتژیک

پس از تدوین استراتژی ها، ممکن است گروه برنامه ریزی، برای اجرای آن به مجوز رسمی سازمان نیاز داشته باشد. در فرایند این تصمیم گیری سازمان، تغییرات مورد نظر خود را اعلام کرده و الگویی جدید برای سازماندهی دریافت می‌کند. هدف از گام هفتم نیز به دست آوردن تعهدی رسمی برای به کارگیری و اجرای برنامه هاست. اگرچه ممکن است در همه شرایط تصویب رسمی استراتژی ها ضرورت نداشته باشد، اما در بسیاری از موارد ضرورت می‌یابد. زمانی که استراتژی ها و برنامه ها تنها برای یک سازمان، و بویژه یک سازمان کوچک، استفاده می‌شوند، ممکن است این مرحله با مرحله ششم ادغام شود (همان منبع).

1. ایجاد چشم انداز موفقیت سازمانی

در این مرحله سازمان شرح مفصلی از نتایج اجرای موفقیت آمیز استراتژی ها و دستیابی به همه پتانسیل ها را تهیه می‌کند. این شرح همان چشم انداز موفقیت سازمان است. این شرح در سازمان منتشر و مطرح شده و این آگاهی را به کارکنان می‌دهد که به صورت کلی سازمان چه انتظاری از آن ها دارد. چشم انداز موفقیت باعث انگیزش کارکنان می شود، و باید چالشی بوده و در عین حال دستیابی به آن بقدری مشکل نباشد که باعث بی انگیزگی و تضعیف روحیه افراد شود. ‌بنابرین‏ هدف گام هشتم در فرایند برنامه ریزی استراتژیک، ارائه یک تعریف روشن و مختصر از آینده سازمان در صورت اجرای موفقیت آمیز استراتژی ها، محقق شدن تمامی قابلیت ها و ایجاد ارزش عمومی است. معمولا چشم انداز موفقیت، بیش از آنکه در تدوین استراتژی ها نقش داشته باشد به عنوان یک راهنما برای اجرای استراتژی (گام۹) ایفای نقش می‌کند. با این حال به انجام رسانیدن این گام برای کلیه سازمان ها ضروری نیست. برخی سازمان ها ممکن است پیش از رسیدن ‌به این مرحله یک چشم انداز سازمانی ارائه دهند. لذا این گام در نمودار۱ اختیاری فرض شده است(برایسون،۱۳۸۸).

1. تدوین یک فرایند اجرایی مؤثر

تهیه برنامه استراتژیک به خودی خود کافی نیست. تحولاتی که به واسطه اتخاذ رویه های جدید ظاهر می‌شوند، باید در کل سیستم به اجرا درآیند تا به استراتژی ها روح بخشیده و ارزش واقعی برای سازمان و ذینفعانش ایجاد کنند. سازمان باید برای اجرای موفقیت آمیز برنامه عملیاتی، عوامل و منابع لازم را از جمله حامیان مالی، قهرمانان تغییر، زمان، پول، توجه، خدمات اداری و پشتیبانی به میزان کافی مهیا کند. همچنین باید بودجه برنامه به شکلی معقول تهیه شود تا پیشرفت و موفقیت کار تضمین گردد. در مرحله ۹ استراتژی های تصویب شده در تمامی بخش های مربوطه اجرا می‌شوند (برایسون، آلستون،۱۳۸۹).