سیستمهای BPMS تنها ابزار مبتنی بر فنآوری اطلاعات هستند که بخشی از چرخهی مدیریت فرآیندهای کسبوکار را اجرا می‌کنند. بخش دیگری از این چرخه مبتنی بر تئوریهای مدیریتی و فرآیندی از جمله: انتخاب شاخص‌های کلیدی برای ارزیابی فرآیندها، تعیین اولویت استراتژیک فرآیندها برای پیادهسازی ، تعیین مکانیزم های اصلاح و یا تغییر فرآیندها و مرتبط نمودن شاخص‌های کارایی با اهداف سازمانی میشود [۳].
براساس رویکردهای نظری، مدیریت فرایند کسبوکار با دارا بودن قابلیت های پویا، فرآیندهای کسبوکار موجود در سازمان را ادغام کرده و آنها را با محیط سازمانی یکپارچه می کند ]۲۴،۲۵[.
مدیریت فرایند کسبوکار نوعی مدیریت تغییر و روششناسی استقرار سیستم است که به درک و مدیریت مستمر فرآیندهای کسبوکار کمک می کند. روششناسی مدیریت فرآیندهای کسبوکار بر فرضیات زیر استوار است [۲۶] :
فرآیندهای کسبوکار همیشه در حال تغییر هستند.
فرآیندها با هم تقاطع دارند.
فرآیندها میان سازمانهای متعدد و اشخاص ذینفع جریان دارد.
ساختار مدیریت فرایند کسبوکار یک ساختارافقی است و در کل سازمان به کارگرفته می شود، چراکه فرآیندها به هم وابستهاند. مدیریت فرآیندهای کسبوکار از چهار حوزه زیر پشتیبانی می کند[۲۶] :
افراد که شامل کارمندان ، مشتریان و فروشندگان هستند.
فرآیندها که وظایف هماهنگی سلسله مراتبی در عرض سازمان را دارند.
اطلاعات که شامل بانک اطلاعاتی ساختیافته با داده های بدون ساختار مشخص، هستند.
سیستمها که شامل بستههای نرمافزاری و نرمافزارهای سفارشی هستند (شکل ۲-۱).
شکل۲-۱- چهار حوزه مورد پشتیبانی توسط مدیریت فرایند کسبوکار [۲۶]
۲-۲-۲ هدف مدیریت فرایند کسبوکار
مدیریت فرایند کسبوکار یک فنآوری نوظهور است که هدفش ارائه راه حلهای نرم افزاری برای دستیابی به خودکارسازی و استاندارد کردن فرآیندها میباشد. مدیریت فرایند کسبوکار به دلیل قابلیتی که در کاهش عمدهی فاصله بین اهداف راهبردی کسبوکار شرکت، و پیادهسازی راه حلهای نرم افزاری دارد با تولید و به کاراندازی سنتی نرمافزار در سازمانهای بزرگ متفاوت است [۲۰]. هدف مدیریت فرایند کسبوکار، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارائه ابزاری برای بهبود فرآیندها در گذشت زمان میباشد. فرآیندهای بهتر، کاهش هزینه و افزایش درآمد در سازمان، ایجاد انگیزه در کارمندان و رضایت بیشتر در مشتریان را باعث می شود که هدف نهایی مدیریت فرایند کسبوکار، به عنوان یک رویکرد در سازمانها است. BPM یک تلاش گروهی بین واحدهای کسبوکار و دنیای فنآوری اطلاعات است و این تلاش الگوی جدیدی از فرآیندهای کسبوکار را به وجود می آورد [۲۷].
۲-۲-۳ روند تکامل سیستمهای مدیریت فرایند کسب وکار [۱۱]:
تاکنون، چهار نسل از سیستمهای اطلاعاتی به وجود آمدهاند :
نسل اول: نرمافزارهای منفرد
نرمافزارهای تک کاربره و منفرد، مدت زمان زیادی جهت پشتیبانی از فرآیندهای سازمانی شرکتها به کار گرفته شده اند. تا حدود سال ۱۹۹۰ پشتیبانی از فرآیندهای کاری به طور معمول توسط این برنامه های کاربردی انجام میشد، به طوریکه امروزه از آنها بهعنوان نرمافزارهای سنتی و قدیمی یاد می شود؛ اما، این نرم افزارها احتیاجات جدیدی از قبیل قابلیت انعطافپذیری و تغییر سریع و شفافیت را برآورده نمیسازند .
نسل دوم: سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان[۱۰]
بعد از دهه ۱۹۹۰ بستههای نرمافزاری مانند: ERP oracle financials ,People soft ,SAP ، به عنوان نرمافزارهای مدیریت فروش، معرفی شدند که میتوانند تعداد زیادی و یا حتی اکثر احتیاجات شرکتها را برآورده کنند. این سیستمها قرار بود قابل اطمینان و کارا، با قابلیت انعطاف، سریع و شفاف باشند. اما در عمل سیستمهایERP، هیچ کدام از قابلیت های وضوح و قابلیت انعطاف سریع را برآورده نکردند؛ مضاف بر اینکه به دلیل هزینه زیاد پیادهسازی سیستمهای متفاوت نرم افزاریERP،عملکرد آنها را در مواجهه با فرآیندهای کاری متوقف شد.
نسل سوم: سیستمهای مدیریت گردش کار[۱۱]
سیستمهای گردش کار یکی از راهحل های دیگری است که تاکنون ارائه شده است. این سیستمها از فرآیندهای دفتری استاتیک پشتیبانی می کنند. این نرم افزارها قابلیت تغییر و بهروزرسانی سریعی دارند، اما محدودیت اصلی آنها عدم یکپارچهسازی آنها است. همچنین پیادهسازی آن بر مبنای جریان کار وابسته به کسبوکاراست، که برای انجام آن به وجود آمدهاند و بهراحتی قابل به کارگیری در مورد مشتریان یا تأمینکنندگان و شرکتهای تجاری دیگر نیستند.
نسل چهارم: سیستمهای مدیریت فرایندهای کسبوکار
همه راه ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به عنوان هستهی سیستمهای سازمانی آینده هستند. هدف اصلی آنها هماهنگ کردن فرآیندها با کار دیگران است و شعار اصلی آنها این است که جزئی از سیستم یا افراد آنها باشیم. این سیستمها که از سال ۲۰۰۵ به بعد در حال فراگیر شدن هستند؛ اکثراً مبتنی بر تکنولوژی و پروتکلهای معماری سرویسگرا هستند .دلیل استفاده از معماری سرویسگرا قابلیت بالای انعطافپذیری و استفادهی مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرآیندهای کاری مورد نیاز است.
۲-۲-۴ :
مستندسازی و تعریف فرآیندها: استانداردهایی مانند BPMNامکان مستندسازی فرآیندها را فراهم مینماید. خودکارسازی اجرای فرآیندها با BPM منجر به استفاده از تمام قوانین و منطقهای تجاری سازمان خواهد شد.
شناسایی فرصتها و بهبود فرآیندها: معیارهایی برای اندازه گیری هزینه فرآیندها و زمان اجرا فراهم می کند.
حذف فعالیتهای غیرضروری: در سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار به کمک مدلسازی فرآیندها، سازمانها میتوانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری داشته باشند.
کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا: به کمک ابزارهای نظارتی موجود در سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار امکان نظارت وضعیت فرآیندها ممکن می شود، در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرآیندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آنها برای کارآیی بیشتر می شود.
همکاری مشتریها و شرکا در فرآیندهای تجاری: امکان همکاری مشتریان و شرکا در خارج از سازمان فراهم می شود و برای فرآیندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند؛ بسیار کاربردی خواهد بود.
کاهش منابع موردنیاز: سازمانها به افراد و منابع بسیاری جهت دستیابی به اهداف سازمانی نیاز دارند. مدیریت فرایند کسبوکار می تواند تعداد منابع موردنیاز برای یک فرایند را کاهش دهد.
افزایش هماهنگی: هماهنگی بین بخشهای مختلف یک سازمان از بعد جغرافیایی را می تواند بهبود بخشد.
افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: مدیریت فرایند کسبوکار، با کاهش زمان اجرای فرآیندها و امکان اجرای موازی آنها سرعت کسبوکار را بهبود میبخشد.
چابکی سازمان: BPM، این امکان را برای سازمانها فراهم می کند که در صورت تغییر شرایط بهراحتی بتوانند تغییرات را در فرآیندها اعمال نمایند. به این ترتیب، به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک مینماید.
افزایش رضایتمندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطیمنان از درستی فرآیندها باعث می شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندیهای خود دست یابند.
افزایش بهرهوری فرآیندها: مدیریت فرایند کسبوکار منجر به افزایش کارایی با صرف منابع کمتر میشود.
سرعت در بازار: هنگامی که یک ایده یا محصول جدید وارد بازار می شود، مدیریت فرایند کسبوکار عاملی است که می تواند سازمان را به سمت رهبر بودن سوق دهد.
دستیابی به انطباق: مواجه شدن با پیچیدگیها و قوانین، می تواند بسیار پرهزینه و وقتگیر باشد. با بهره گرفتن از مدیریت فرایند کسبوکار میتوان این هزینهها را تحت کنترل نگه داشت.
تسریع نوآوری: سازمانها به محیط کسبوکاری نیاز دارند که نهتنها تشویق به نوآوری در آن انجام می شود، بلکه نوآوری بخش طبیعی از عملیات روزانه سازمان است.
۲-۲-۵- مزایای دیگر مدیریت فرایند کسبوکار:
از دیگر مزایای مدیریت فرایند کسبوکار در سازمان می توان به موارد زیر اشاره کرد]۲۷:[
نظارت بهتر بر عملیات کسبوکار
بازگشت سریع سرمایه
دستیابی به بازار جهانی
فرم در حال بارگذاری ...
