برنامه‌ریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آن‌ها به شرح ذیل است:
۱-تحقیق اهداف سازمان.
۲-برنامه‌ریزی، به ایجاد فرصت برای اجرای تصمیم‌ها کمک می‌کند.
۳-برنامه‌ریزی به اجرای منظم طرح‌ها و تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند.
۴-برنامه‌ریزی عامل تطبیق رشد سریع فن‌‌آوری محیط با سازمان.
۵-برنامه‌ریزی موجب تسریع رشد اقتصادی در سطح کلان می‌شود.
۶-برنامه‌ریزی به تقویت روحیه کار گروهی کمک می‌کند و به افزایش کارآیی سازمان می انجامد (ابی زاده،۱۳۹۱).
۲-۳-۲- سازماندهی
سازماندهی یکی از وظایف مدیریت، و شامل فعالیت‌هایی برای طراحی ساختار سازمانی، تعیین مسئولیت افراد و شرح وظایف آن‌ها، طبقه‌بندی مشاغل، واگذاری اختیارات و … است. در تعریفی دیگر می‌توان گفت: سازماندهی، گروه‌بندی فعالیت‌ها برای دستیابی به اهداف، تخصیص هر گروه از فعالیت‌ها به مدیر، به همراه قدرت و اختیار لازم برای نظارت بر آن و تأمین هماهنگی در ساختار سازمان است. این عمل معمولاً پس از برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد؛ یعنی برای سازمان دادن به کارها، لازم است ابتدا هدف و برنامه مشخص شده باشد. سازماندهی در حکم فرآیندی است که به صورت پیوسته و مستمر ادامه دارد و حیات سازمانی به اطمینان از وجود ساختاری که اثربخشی و کارایی را حاصل گرداند، بستگی خواهد داشت (فیضی، ۱۳۸۳).
طبق نظر برخی از اندیشمندان علوم مدیریت، جزئیات وظایف مدیر برای سازماندهی عبارت است از:
تأمین عوامل انسانی و مادی مورد نیاز برای تحقق برنامه تنظیم شده
برقرار نمودن ساختار رسمی سازمان (اصل سلسله مراتب و اصل وحدت فرماندهی) برای هدایت اختیارات و اجرای هماهنگ فعالیت‌ها
تعریف نمودن وظایف و تشویق و ترغیب نمودن کارکنان برای پذیرش مسئولیت و ارائه ابتکارات
استفاده نمودن از اصل نظم و ترتیب و حفظ انضباط تا ادارات هر سازمان به وسیله مدیران شایسته بتوانند بهترین خدمات را ارائه کنند (نیکواقبال، ۱۳۷۸).
۲-۳-۳- تأمین نیروی انسانی
تأمین نیروی انسانی یکی از وظایف اصلی مدیریت محسوب می‌شود. اساسا بعضی از وظایف مدیریت مانند برنامه‌ریزی و سازماندهی وقتی در عمل تحقق پیدا می‌کند که نیروی انسانی مناسب و متخصص برای اجرای آن وجود داشته باشد. تعاریف متنوعی درباره طرح‌ریزی و تامین نیروی انسانی بیان شده که در اینجا فقط به دو نمونه از آن اکتفا می‌شود (حسینی و همکاران، ۱۳۸۸).
۱- وظیفه مدیریت در تامین نیروی انسانی عبارت است از پر کردن مشاغل ساختار سازمانی از طریق شناسایی نیازمندی‌های نیروی کار، ذخیره کردن افراد در دسترس، استخدام، انتخاب، جایگزینی، تشویق، ارزیابی، جبران و آموزش افراد مورد نیاز می‌باشد.
۲- روشی که از طریق آن مدیریت تشخیص می‌دهد چطور سازمان می‌تواند از موضع فعلی به موضع مورد نظر برسد. از طریق طرح‌ریزی تلاش می‌شود نیروی انسانی مناسب، به تعداد مورد نیاز، در زمان و مکان مناسب به دست آید و از این راه، هم سازمان و هم افراد سازمان به منافع مورد نظر خود برسند.
۲-۳-۴- هدایت
یکی از وظایف اساسی مدیر هدایت و سرپرستی نیروی انسانی سازمان است. این وظیفه یعنی تلاش مدیر برای ایجاد انگیزه و رغبت در زیردستان جهت دست یافتن به اهداف سازمان، با ارزش‌های فرد و ارزش‌های حاکم بر جامعه ارتباط دارد. وظیفه هدایت مدیر شامل سه بخش است:
رهبری
انگیزش
ارتباط (رضائیان، ۱۳۹۰).
۲-۳-۵- کنترل
کنترل فرآیندی مستمر برای اطمینان از انطباق نتایج واقعی با برنامه‌های پیش بینی شده است. کنترل ابزاری برای ارزیابی اثربخشی و کارایی سایر فعالیت‌های مدیریت، یعنی برنامه‌ریزی، سازماندهی، تأمین نیروی انسانی و رهبری است. مراتب کنترل و مصادیق آن کنترل دارای گستره وسیع و مراتب و اشکال گوناگونی می‌باشد که از آن جمله می‌توان به: نظارت و هدایت حین اجرا، اندازه‌گیری فعالیت‌ها، فرآیندها و نتایج، مانیتورینگ، انواع ممیزی، ارزیابی، رسیدگی و بازنگری و … و روش‌های کسب اطمینان از حصول اهداف و برنامه‌ها و اجرای اصلاحات مورد نظر اشاره کرد (روزنامه کار و جامعه، ۱۳۸۲).
متغیرهای کلیدی در طراحی کنترل مدیریت با توجه به اینکه نظام‌های کنترل مدیریت باید به نحوی طرح‌ریزی شوند که با ارائه اطلاعاتی در زمینه ارزیابی عملکرد سازمان، رسیدن به اهداف را از طریق اجرای استراتژی‌ها تسهیل نمایند پس باید ارائه کننده سنجش‌های مناسب باشند (آنتونی رابرت، ۱۳۸۸).
تشخیص متغیرهای کلیدی مستلزم آگاهی کامل از وضعیت اقتصادی سازمان خواهد بود. متغیرهای کلیدی ممکن است عوامل داخلی یا خارجی باشند. متغیرهای کلیدی داخلی در اصل نقطه‌های خطرجویی در کل نظام یک سازمان هستند که فعالیت‌ها ممکن است در آنجا از کنترل خارج شده و یا از برنامه‌های مدیریت منحرف شده باشند. متغیرهای کلیدی خارجی، عواملی هستند که به میزان زیادی از کنترل مستقیم سازمان‌ها خارج هستند. متغیرهای کلیدی دارای ویژگی‌هایی به این شرح هستند:
در شرح علل موفقیت و شکست سازمان، از اهمیت زیادی برخوردارند.
اغلب به سبب دلایلی که توسط مدیران کنترل ناپذیرند، به سرعت تغییر پذیرند.
زمانی که تغییری رخ می‌دهد، به اندازه‌ای اهمیت می‌یابند که به کنش فوری نیاز می‌باشند.
متغیـر یا به طـور مستـقیم و یا از طریق جانشین سنجـیده می‌شود. به طور مثال رضایت مشتری به طور مستقیم قابل سنجش نیست، اما جانشین آن یعنی «تعداد دفعات برگشت از فروش» یک متغیر کلیدی است (آنتونی رابرت، ۱۳۸۸).
یکی از راه‌های تشخیص متغیرهای کلیدی این است که به کارهایی که شرکت می‌کند، بنگریم و بپرسیم که چرا مشتریان علاقه‌مند به پرداخت در مقابل وظایف انجام شده در شرکت هستند.
۲-۴- مهارت‌های مدیریتی
واژه مهارت دلالت بر عقیده‌ای دارد که قابلیت فرد برای انجام وظایف مدیریتی را امری ذاتی نمی‌داند. مهارت آموختنی است و می‌توان آن را از طریق تجربه و آموزش رسمی افزایش داد.
کاتز[۲] در سال ۱۹۷۴ مهارت‌های مورد نیاز مدیران در تمام انواع سازمان‌ها را مهارت‌های ادراکی، انسانی (میان فردی) و فنی می‌داند.
۲-۴-۱- مهارت‌های ادراکی
یعنی توانایی درک پیچیدگی‌های کل سازمان و تصور همه عناصر و اجزای تشکیل‌دهنده کار و فعالیت سازمانی به صورت یک کل واحد (سیستم). به عبارت دیگر توانایی درک مشکلات کلی سازمان و اینکه هر کاری مخصوص چه بخشی از سازمان است. آگاهی از روابط و شناخت اجزا و عناصر مهم در موقعیت‌های مختلف، مدیر را قادر می‌سازد که به طریقی تصمیمگیری یا اقدام کند که موجبات اثربخشی سازمان و رضایت کارکنان آن را فراهم نماید. اکتساب مهارت ادراکی (یا مفهومی) مستلزم آموزش نظریه‌های علوم رفتاری بویژه تئوری‌های سازمان، مدیریت و تصمیمگیری و کاربرد عملی آن‌هاست. امروزه دوره‌های آموزش دانشگاهی در رشته‌های تخصصی، آشنایی با نگرش و روش‌های سیستمی و استفاده از یافته‌های مطالعات و تحقیقات راجع به سازمان‌ها، زمینه دستیابی به مهارت ادراکی در مدیریت را فراهم می‌سازند. مدیر آموزشی برای اینکه بتواند محیط آموزشی را بشناسد، روابط متقابل میان عوامل مختلف را درک کند، اولویتهای آموزشی را تشخیص دهد، تصمیمات مؤثر اتخاذ کند و با اقدامات خود بهترین نتایج را عاید نظام آموزشی سازد، باید از مهارت ادراکی قابل ملاحظه‌ای برخوردار باشد (رضائیان، ۱۳۹۰).
الزامات مهارت‌های اداراکی برای مشاغل مدیریتی براساس مدل کاتز عبارتند از:
- توانایی ایجاد طرحهای نو برای افزایش بهره وری سازمان
- توانایی مدیریت بحران (شناسایی فرصتها و تهدیدهای محیطی و ارائه راهبردهای اساسی، خلاقانه و سریع)
- توانایی تحلیل موقعیتها به صورت واقعبینانه و تصمیمگیری مناسب
- توانایی شناسایی مشکل و تفکر حل مسأله در سازمان
- توانایی برخورداری از مدیریت ریسک (تشخیص، تجزیه و تحلیل و پاسخدهی)
- توانایی ارزیابی علمی عملکرد کارکنان و سازمان و ارائه راهکارهای مناسب جهت رفع کاستی‌ها
- توانایی هدایت و رهبری واحدها و سازمان‌های تابعه
- شناخت فرصتها و امکانات فرابخشی در بهسازی توسعه و سازمان
- شناخت بازارها و مشتریان بالقوه سازمان به منظور تدوین طرحهای توسعه استراتژیک سازمانی
- توانایی نگریستن به سازمان به عنوان یک کل و ارتباط اجزاء با یکدیگر برای تحقق مأموریتها و اهداف سازمان (تفکر استراتژیک)
- برخورداری از توانایی تجزیه و تحلیل مسائل سازمان در ارتباط با شرایط و ویژگی‌های سازمان
- شناخت روندها و تحولات مرتبط با مأموریتها و اهداف سازمان در سطح بین المللی و منطقهای
- توانایی تعیین موقع اولویتهای کاری
- شناخت دقیق تغییرات و تحولات اقتصادیـ اجتماعی مرتبط با سازمان در سطح ملی (رضائیان، ۱۳۹۰).
فرم در حال بارگذاری ...
